Tot mai multe firme din Republica Moldova trebuie să emită facturile fiscale prin e-Factura. Pentru unele e deja rutină, pentru altele e o obligație nouă. Mai jos explicăm, pe scurt și fără jargon, ce este e-Factura, cine e obligat, cum se emite o factură și cum puteți scăpa de munca manuală din jurul ei.
Acest ghid nu e consultanță fiscală. Pentru situația exactă a firmei voastre, verificați sursele oficiale de la final și lucrați cu contabilul.
Ce este e-Factura în Republica Moldova?
e-Factura este sistemul informațional automatizat al Serviciului Fiscal de Stat (SFS) pentru facturile fiscale electronice. Îl găsiți pe efactura.sfs.md. Prin el, furnizorul creează factura, o semnează electronic și o trimite cumpărătorului și, unde e cazul, transportatorului. Cumpărătorul o primește și o confirmă în același sistem.
Diferența față de o factură pe hârtie sau un PDF trimis pe e-mail e că factura există ca date structurate în sistemul SFS. Asta o face verificabilă pentru stat și, la fel de important, ușor de citit automat de programele voastre.
Cine este obligat să folosească e-Factura?
În prezent, obligația vine din două direcții:
| Situația | Ce înseamnă |
|---|---|
| Firma e pe lista SFS a contribuabililor obligați | SFS selectează plătitorii de TVA după criterii de risc aprobate, de două ori pe an, și publică lista pe sfs.md, cu data de la care se aplică obligația |
| Livrați către instituții publice | Facturile pentru achizițiile publice se emit prin e-Factura |
| Relațiile dintre firme (B2B), din 2026 | Extinderea obligației a fost anunțată pentru 2026, cu un termen raportat de 1 octombrie 2026. Confirmați data și categoriile de firme pe sfs.md |
Cum verificați: căutați firma pe lista publicată de SFS, „Lista agenților economici obligați de a utiliza factura fiscală electronică”. Lista se completează periodic prin ordine ale SFS, iar o firmă poate fi și exclusă, la cerere motivată sau dacă nu mai întrunește criteriile.
Cum se emite o factură în e-Factura?
Fluxul de bază, pentru furnizor, are patru pași:
- Crearea facturii. În rolul de furnizor, din secțiunea facturilor noi, completați datele: cumpărătorul, produsele sau serviciile, cantitățile, prețurile și TVA-ul.
- Semnarea. Factura se semnează cu semnătura electronică a firmei. La semnare, sistemul atribuie automat seria și numărul facturii.
- Expedierea. După semnare, factura se trimite cumpărătorului și, dacă e cazul, transportatorului.
- Confirmarea. Cumpărătorul primește factura în sistem și o confirmă, tot cu semnătură electronică.
Pentru câteva facturi pe lună, asta se face ușor de mână. Pentru zeci sau sute, introducerea manuală devine o muncă repetitivă care consumă ore și produce greșeli.
Se poate automatiza e-Factura?
Da. SFS publică un ghid de integrare prin API: facturile se transmit direct din programul vostru de gestiune, iar semnătura electronică se aplică apoi din interfața web a e-Factura. Multe configurații 1C folosite în Moldova au deja module pentru acest schimb. Unde nu există, legătura se poate construi separat.
Automatizarea are două părți:
- Facturile emise: se generează din programul de gestiune și ajung în e-Factura fără să le retasteze cineva.
- Facturile primite: sunt preluate periodic din sistem, potrivite cu produsele din nomenclatorul vostru și înregistrate. Doar cele care nu se potrivesc ajung la un om, cu diferența marcată.
Pentru cum alegeți ce procese automatizați primele, citiți ghidul despre automatizarea operațiunilor.
Ce puteți afla din datele e-Factura?
Odată ce facturile sunt date structurate, ele pot intra direct într-un dashboard. De exemplu:
- evoluția prețurilor de achiziție la produsele principale, pe furnizor;
- cât depindeți de câțiva furnizori pentru cea mai mare parte a achizițiilor;
- termenele reale de plată și de încasare, comparate cu cele din contracte;
- marja reală pe categorii, punând achizițiile lângă vânzări.
Am scris mai pe larg despre asta, pentru Moldova și România, în ghidul e-Factura: din obligație fiscală în date utile.
Ce să faceți acum?
- Verificați lista SFS și data de la care obligația se aplică firmei voastre.
- Pregătiți semnătura electronică pentru persoanele care vor semna facturile.
- Numărați facturile lunare, emise și primite. Dacă sunt multe, merită automatizarea prin API de la început.
- Stabiliți cu contabilul cine creează, cine semnează și cine verifică facturile primite.